Tema 1 - La aplicación de hoja de cálculo

Pestaña Archivo o Backstage de Excel

 

 

También será importante conocer la pestaña Archivo de la cinta de opciones, o Backstage.

 

Pestaña Archivo

 

Muchas de las operaciones como abrir, guardar o cerrar las realizaremos desde la pestaña Archivo o nos llevarán a ella. Por ello vamos a explicar las diferentes opciones de las que dispone el también denominado Backstage.

Cuando activamos la pestaña Archivo nos lleva al backstage. Arriba, centrado, sigue mostrándose el nombre del documento. Por defecto aparece las opciones de Información sobre el libro en el que estamos trabajando.

 

Pestaña Archivo o Backstage de Excel

Pestaña Archivo o Backstage

 

 1.    Flecha volver: Para salir del Backstage y volver al documento podemos pulsar en la flecha volver o la tecla Esc (Escape).

 

 2.    Información: Cuando se abre Archivo aparece el apartado Información con datos del libro como las propiedades, fecha de creación, autor, etc. El resto de opciones son para proteger el libro, inspeccionar si hay datos sensibles para cuando lo compartimos u optimizar el documento para personas con dificultades de acceso. También podrá aparecer los diferentes momentos en que Excel haya guardado automáticamente el libro.

 

 3.    Nuevo: En la opción Nuevo del menú Archivo podremos crear un libro en blanco o utilizar una plantilla, además de buscarla en el cuadro de búsqueda o con las etiquetas. Cuando estamos trabajando con un libro y queremos abrir otro nuevo libro en blanco una forma ágil es utilizando la combinación de teclas Ctrl+U.

 

 4.    Abrir: La opción abrir se utiliza para abrir un libro que ya tengamos guardado con nombre y ubicación (carpeta del disco duro, memoria USB, nube). Por defecto nos muestra los documentos Recientes que hayamos utilizado en los últimos días para ser más rápidos.

 

Si no nos valen las opciones que nos muestra: Dropbox, OneDrive, Este PC (carpetas del ordenador que hemos utilizado) o Añadir lugar (Opción que permite conectar con OneDrive personal o empresarial), podemos utilizar Examinar para movernos dentro de nuestro ordenador utilizando el Explorador de Windows y localizar el libro a abrir deseado.

 

 5.    Guardar: Para guardar los cambios realizados en el libro que estemos trabajando. En un libro que tenga nombre y ubicación podremos guardar los cambios desde aquí, con la combinación de teclas Ctrl+G o con el botón guardar Botón guardar Excel de la barra de acceso rápido. Si el libro no ha sido guardado, o sea, no tiene nombre ni ubicación, todas las opciones de guardado nos llevarán a Guardar como.

 

 6.    Guardar como: Es la opción que nos aparece cuando el documento no tiene nombre ni ubicación y pulsamos cualquier opción de guardado. También se utiliza dirigiéndose directamente a Archivo – Guardar como para modificar el nombre y/o la ubicación donde está guardado.

Como opciones podemos guardarlo en los mismos lugares que nos da la opción de abrir: Dropbox, OneDrive, el PC, añadir OneDrive o Examinar mediante el explorador de Windows en qué carpeta de nuestro ordenador deseamos guardarlo.

 

 7.    Imprimir: En Imprimir están todas las opciones para configurar nuestra hoja de cálculo o libro de Excel para su impresión en papel. Desde la impresora, las hojas, tamaño, orientación y una vista de cómo quedaría en papel.

 

 8.    Compartir: Compartir no es más que la opción de poder colaborar con otros usuarios en el documento y modificarlo a la vez, guardando en OneDrive o compartirlo por correo electrónico, que a su vez nos lo hace enviar por Outlook. Digamos que es una herramienta colaborativa y de eficiencia.

 

 9.    Exportar: La opción Compartir es para guardar el libro de Excel en otros formatos o en formato XPS que viene a ser el PDF de Microsoft.

 

10.    Publicar: Publicar es un método avanzado para compartir en la herramienta Power Bi, realizar informes y trabajar en la empresa.

 

11.    Cerrar: Si hacemos clic en Cerrar, se cerrará el libro activo sobre el que estemos trabajando. Excel continuará abierto.

 

12.    Cuenta: El apartado Cuenta gestiona el inicio de usuario, se puede conectar con OneDrive, configurar el fondo de Excel y la versión del producto y activación.

 

13.    Opciones: Desde Opciones configuraremos todo Excel, su comportamiento y diferentes aspectos como el guardado automático y recuperación, idioma, comportamiento de las fórmulas, o personalizar la barra de acceso rápido y la cinta de opciones.

 

Noveno artículo correspondiente al Tema 1 La aplicación de hoja de cálculo de la unidad formativa UF0511 Tratamiento básico de datos y hojas de cálculo del módulo formativo MF0974 Tratamiento de datos, textos y documentación del certificado de profesionalidad ADGG0508 Operaciones de grabación y tratamiento de datos y documentos.

Puedes repasar el artículo anterior Tipo de datos de Excel o continuar con la siguiente capítulo Almacenamiento y recuperación de un libro de Excel.

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