Descripción de la pantalla de Excel

Tema 1 - La aplicación de hoja de cálculo

Descripción de la pantalla de Excel

 

 

Cuando ejecutamos Excel, y abrimos un libro en blanco, se muestra una hoja activa, lista para trabajar, mostrando la pestaña Inicio en la cinta de opciones.

 

 

La hoja activa contiene líneas verticales y horizontales donde trabajaremos. A estos espacios los llamamos celdas y será donde introduciremos los datos con los que realizaremos cálculos.

Excel utiliza el nombre de libro para referirse a un archivo con extensión .xlsx. Este libro puede contener una o varias hojas de cálculo. De esta forma, un libro es una colección de hojas.

La organización de un libro de Excel tiene que ver con el concepto de libro y sus hojas (pestañas).

 

 

Podemos identificar las siguientes partes de la interfaz de Excel.

 

 

1.    Barra de herramientas de acceso rápido (barra de acceso rápido): Situada en la parte superior izquierda de la ventana de Excel. Encontraremos iconos de herramientas de uso frecuente en Excel. Podemos colocar herramientas para tenerlas siempre a mano. Podemos elegir qué botones mostrará esta barra haciendo clic en el botón Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y añadir los comandos que deseamos. Por defecto están Guardar, Deshacer y Rehacer.

 

 

2.    Barra de título (nombre documento): Situada en la parte central superior de la ventana de Excel. Se llama así porque en ella aparece el nombre del libro en el que estamos trabajando. Si todavía no has guardado el libro, por defecto su nombre será libro1, libro2, etcétera dependiendo cuantos hayas abierto a la sesión actual.

 

 

3.    Cuenta / Iniciar sesión y Compartir: Podemos abrir sesión con nuestra cuenta de Microsoft por ejemplo para compartir archivos en OneDrive. Con compartir gestionaremos los documentos compartidos que tenemos guardados en la nube (OneDrive). Podremos invitar personas, conceder permisos entre otras opciones.

 

 

4.    Botones de control de Windows: Botones situados arriba a la derecha de la ventana en forma de aspa, guion y ventana con la que cerramos, minimizamos y restauramos o maximizamos la interface de Excel.

 

 

5.    ¿Qué hacer?: Excel 2016 incluye un cuadro de texto donde podemos escribir palabras y frases relacionadas con lo que queremos hacer en Excel, permitiendo encontrar fácilmente herramientas en cualquier programa de Office 2016.

 

 

6.    Cinta de opciones: En la cinta de opciones encontrarás las herramientas de Excel divididas en categorías representadas por pestañas: Archivo, inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista.

 

7.    Pestaña: División por categorías de los comandos según funciones que desempeñan. Además, aparecen pestañas temporales que muestran opciones para el objeto seleccionado (forma, imagen, gráfico, etc.).

 

 

8.    Cuadro de nombres: El cuadro de nombres se encuentra debajo de la cinta de opciones, justo al lado izquierdo de la barra de fórmulas. Tiene múltiples funciones: mostrar el nombre de la celda activa, permite asignar un nombre personalizado a un rango o celda, permite trasladarte a una celda específica si escribes su nombre o referencia en él, permite elegir una fórmula o función y muestra la cantidad de filas y columnas que estamos seleccionando.

 

 

9.    Barra de fórmulas: La barra de fórmulas se encuentra debajo de la cinta de opciones. Su función es mostrar el contenido real de la celda activa, además de permitir introducir, modificar o eliminar este contenido. No se muestra el resultado de las fórmulas y funciones. Dispone de tres botones: introducir , cancelar e insertar función  que abrirá el cuadro de diálogo «Insertar función«.

 

 

10.    Hoja de cálculo: Cada una de las hojas que forma un libro de Excel. Al iniciar un libro en blanco aparece una hoja, pudiendo añadir todas las hojas que necesitamos para trabajar. Al añadir hojas se van nombrando cronológicamente como etiquetas (Hoja1, Hoja2 …). Las hojas de cálculo están compuestas por filas y columnas.

 

11.    Barra de estado: Muestra la información sobre las órdenes u opciones que seleccionamos o estamos ejecutando. La barra de estado aparece en la parte inferior de la ventana del programa. Haciendo clic derecho en la barra de estado aparecerá un listado de la información que quieres que te muestre, simplemente haces clic en aquellas que te interesen. Nos permite ver si estamos introduciendo datos, si está el bloqueo de números activado, la suma o cualquier otra operación básica de un rango de celdas, etc.; como activar diferentes acciones como la vista, zoom, etc.

 

 

12.    Vistas: Encontraremos los 3 iconos de vista. Vista normal, vista diseño de página y vista previa del salto de página.

 

 

13.    Zoom: Dependiendo de la cantidad de datos que tengamos introducidos en la hoja de cálculo necesitaremos acercar o alejar la hoja desde zoom, con el dial o introduciendo la cantidad de porcentaje (%).

 

 

La cinta de opciones

 

 

La cinta de opciones es donde están todas (la mayoría) las acciones que se pueden realizar en Excel. Organizado por pestañas o fichas temáticas. Dentro de las pestañas están los grupos formados por comandos. Esta zona la podemos contraer o expandir haciendo doble clic en cualquiera de las pestañas de opciones para tener más espacio de trabajo, pasando a ocultarse los comandos con la cinta de opciones.

La pestaña que aparece por defecto (Inicio) es muy similar a la de Word, donde tenemos grupos de órdenes como Fuente y Alineación. En la pestaña de Inicio en Excel aparecen grupos de órdenes como Número, Estilos o Celdas, para dar formato al contenido y las celdas.

 

 

El grupo de comandos Alineación nos permite centrar el contenido dentro de la celda, inclinar texto o combinar celdas.

El grupo de comandos Número podremos dar formato a la información que hay dentro de la celda. Por ejemplo, si trabajamos con cifras monetarias podemos añadir el símbolo € o si utilizamos fechas darle el formato largo o corto de fecha, con horas o sin.

Con el grupo de comandos Estilos podemos dar forma y color a las celdas con diseños preestablecidos.

El grupo de comandos Celdas sirve para añadir, eliminar o dar formato a las celdas.

Y con el grupo de comandos Modificar podemos buscar datos, ordenar y filtrar y utilizar funciones básicas entre otros.

 

 

1.    Comandos: Los comandos son cada uno de los botones con los que realizaremos una acción. Pueden ser botones simples o de activación, desplegables o dentro de un menú contextual (clic botón derecho), mini menú o submenú. Aparecen en los grupos de las pestañas en la cinta de opciones o en menú emergente cuando seleccionamos o insertamos texto u objetos.

 

 

2.    Nombre grupo de comandos: Cada pestaña está formada por grupos de comandos. Dentro de cada grupo encontramos los botones de comando relacionados entre sí. Por ejemplo, en la pestaña Inicio, encontramos el grupo Fuente, donde se encuentran todas las órdenes para darle formato (color, tamaño, estilos, etc.) a la fuente.

 

3.    Comando desplegable: Los comandos, normalmente se activan y desactivan haciendo clic en ellos con el ratón. Pero hay otros que tienen un triángulo invertido desde los cuales podemos seleccionar diferentes opciones en un cuadro desplegable al clicar en el triángulo. En este ejemplo el comando Fuente se despliega para elegir el tipo de fuente con el que queremos trabajar (Arial, Verdana …)

 

 

4.    Iniciador del cuadro de diálogo: Botón con forma de escuadra y flecha, situado en la zona inferior derecha de algunos grupos de comandos de las pestañas de la cinta de opciones. Con este botón iniciaremos un cuadro de diálogo para realizar acciones que no se pueden realizar con el botón simple además de los que ya contempla la cinta de opciones. Podríamos decir que se activa un menú avanzado con pestañas o selecciones.

 

 

Cuando hacemos clic en el iniciador del cuadro de diálogo se activa una ventana emergente o menú contextual con el que realizar acciones más avanzadas y con la totalidad de comandos relacionados que no se muestran en la cinta de opciones.

 

 

Pestañas de la cinta de opciones

 

 

Las pestañas de la cinta de opciones son los apartados temáticos donde se encuentran los comandos para realizar acciones o configurar nuestro trabajo. Su organización se basa en la agrupación de tareas y finalidad de las opciones o acciones. Todo lo que insertamos está en una pestaña, todo lo que tiene que ver con las fórmulas en otra, o la manipulación de datos y sus herramientas en otra.

 

Pestaña Insertar

 

 

Desde esta ficha insertaremos a partir de sus comandos y grupos los objetos como: Tablas, Imágenes, Gráficos, Mini gráficos entre otros.

 

Pestaña Diseño de página

 

 

En la ficha Diseño de página configuramos los colores y fuentes que se utilizan por defecto en los Temas, así como su elección. Además, configuramos las opciones y el área de impresión entre otros.

 

 

Pestaña Fórmulas

 

 

En la pestaña fórmulas tenemos todas las fórmulas agrupadas por categorías, además de insertarlas o comprobar y evaluarlas.

 

 

Pestaña Datos

 

 

La pestaña Datos utilizada para exportar e importar datos y herramientas para el tratamiento de datos.

 

 

Pestaña Revisar

 

 

En la pestaña revisar, aparte de corregir la ortografía y añadir comentarios, podemos proteger el contenido sensible de la hoja de cálculo o libro.

 

 

Pestaña Vista

 

 

En la pestaña Vista activan o desactivan opciones visuales del libro u hoja, como las líneas de cuadrícula, las cabeceras, áreas, zoom, organización de las diferentes ventanas que tengamos abiertas y dividir, inmovilizar u ocultar partes de nuestra hoja.

 

 

Cuando tenemos seleccionado un objeto como puede ser una imagen, una forma, gráfico o tabla aparecen Pestañas de Herramientas explícitamente para acciones relacionadas con estos objetos. Por ejemplo pestaña Formato de las Herramientas de dibujo cuando insertamos una forma.

 

 

En general lo que podemos hacer con ellas es tanto modificar la parte estética como la parte de medidas y comportamiento.

También podemos añadir desde Opciones, en el Backstage clicando en la pestaña Archivo, más pestañas en nuestra Cinta de Opciones como podría ser Desarrollador. Pestaña con los comandos de macros, complementos y controles. Otra opción es crear nuestra propia pestaña, personalizarla, desde el mismo lugar, con los comandos que más utilizamos.

 

Segundo artículo correspondiente al Tema 1 La aplicación de hoja de cálculo de la unidad formativa UF0511 Tratamiento básico de datos y hojas de cálculo del módulo formativo MF0974 Tratamiento de datos, textos y documentación del certificado de profesionalidad ADGG0508 Operaciones de grabación y tratamiento de datos y documentos.

Puedes repasar el artículo anterior Entrar en Excel o continuar con la siguiente capítulo La hoja de cálculo.

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