TEMA 5 IMPRESIÓN, ORDENACIÓN, FILTRADO Y PROTECCIÓN BÁSICA DE HOJAS Y LIBROS EN EXCEL

Ordenación de lista de datos, por uno o varios campos en Excel

 

 

Puede ser que necesitemos ordenar los datos de nuestra hoja a partir de una columna o varias según el contenido de sus celdas.

Esto es útil cuando los datos que tenemos en las celdas son del estilo base de datos, con columnas y filas por ejemplo una Agenda, en la que tendremos encabezados de columna con Nombre, Apellidos, Fecha nacimiento, Teléfono, Mail, Ciudad, Código postal y filas con los datos.

 

Ordenar y filtrar Excel

Ordenar y filtrar

 

En la pestaña Inicio, grupo Modificar, desplegamos Ordenar y filtrar. En este caso podemos ordenar directamente los datos de la A a Z o de la Z a A, o crear un Orden personalizado… utilizando varias columnas.

 

Ordenar de A a Z y Ordenar de Z a A

 

 

 

Para ordenar de forma automática basta con seleccionar una celda donde tenemos los datos y clicar en Ordenar de A a Z o la inversa. Automáticamente ordenará todas las filas a partir de la columna donde tenemos la celda seleccionada.

Funciona con números, texto y fechas.

Si tenemos un rango seleccionado de los datos, nos saldrá una advertencia ya que detecta datos contiguos, dando la posibilidad de ampliar la selección a esos datos o simplemente ordenar el rango seleccionado dejando el resto tal cual.

 

Advertencia ordenar una sola columna Excel

Advertencia ordenar una sola columna

 

Orden personalizado

 

 

 

Si lo que deseamos es ordenar teniendo en cuenta más de un criterio utilizaremos la opción Orden personalizado… dónde podremos configurar columna, orden, criterios, agregar niveles o indicar que nuestros datos tienen encabezados.

Con el cursor situado en algún dato o en la columna o fila inmediata, cuando clicamos en Orden personalizado nos aparece la ventana emergente Ordenar.

 

Ordenar Excel

Ordenar

 

1.    Mis datos tienen encabezados: Si nuestros datos tienen una primera fila dónde tenemos un título de columna para los datos añadidos o a añadir, es básico activar el cuadro de verificación Mis datos tienen encabezados. Así los omitimos del ordenado.

2.    Columna Ordenar por: Para este primer nivel le diremos qué columna deseamos que sea el primer orden.

3.    Ordenar según: Lo normal es ordenar según Valores que contiene la celda, pero también podemos ordenar por color de la celda, de la fuente o por icono del formato condicional.

4.    Criterio de ordenación: Se podría ordenar también de mayor a menor, de más reciente a más antiguo o tener una lista predeterminada y que nos lo ordene por ejemplo los días de la semana.

5.    Agregar nivel: Para agregar otro u otros niveles de ordenación sucesivos por los que organizar los datos.

6.    Eliminar nivel: Si deseamos quitar un nivel.

7.    Copiar nivel: Copiar nivel para solo realizar una pequeña variación y no tener que estar repitiendo pasos.

8.    Flechas de subir y bajar nivel: Tal como aparecen los niveles es el orden de ordenación, por lo que podríamos modificar su propio orden para ejecutarse.

9.    Opciones: Desde aquí podemos hacer que tenga en cuenta las mayúsculas o incluso que ordene teniendo en cuenta los datos desde abajo.

Por cada columna que deseemos ordenar tendremos que añadirla como nivel seleccionándola en Ordenar por, para después establecer qué se va a utilizar para ordenar, pudiendo ser el valor, el color o iconos en caso de Formato condicionalLa última configuración es cual será el Orden, de mayor a menor, de A a Z, etc.

 

Séptimo artículo correspondiente al Tema 5 Impresión, ordenación, filtrado y protección básica de hojas y libros en Excel de la unidad formativa UF0511 Tratamiento básico de datos y hojas de cálculo del módulo formativo MF0974 Tratamiento de datos, textos y documentación del certificado de profesionalidad ADGG0508 Operaciones de grabación y tratamiento de datos y documentos.

Puedes repasar el artículo anterior Configuración de impresora en Excel o continuar con el siguiente capítulo Uso de Filtros en Excel.

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