TEMA 5 DISEÑO, ORGANIZACIÓN Y ARCHIVO DE LAS PRESENTACIONES GRÁFICAS

Organización y archivo de las presentaciones

 

 

Aunque organizar y archivar se trata ampliamente y con detalle en la Unidad Formativa UF0513 Gestión auxiliar de archivo, tenemos que ser conscientes de la importancia de la organización y archivo, no solo de las presentaciones, sino de todos los documentos que tratamos.

Una cosa ya tenemos clara a partir de la creación de documentos con el procesador de textos, Word, que podemos nombrar el documento como deseemos, con la extensión apropiada (formato) y en la ubicación de destino (carpeta o unidad).

El objetivo del archivo es la conservación del documento y dar soporte del mismo.

Por lo que para organizar los documentos tendremos que utilizar un proceso sistemático y para archivar tener un sistema de organización.

Resumiendo, necesitaremos tener un método para nombrar los documentos (fecha, número, tipo de documento, función, etc.) que puede ser combinado. También establecer un sistema de cómo y dónde se almacena y cómo se hace la copia de seguridad.

Todo esto lo puede recoger un manual de empresa o cuadro de clasificación.

 

CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

 

 

Al crear una presentación, cualquier documento, vamos a incluir datos, de la empresa, de terceros. Y este documento puede ser compartido por mail, redes sociales, intranet, página web, etc.

Cuando estamos creando un documento o presentación tenemos que ser muy cuidadosos al guardarlo y al presentarlo.

 

⦿    El contenido puede ser de índole económica, empresarial o con fórmulas de producción.

 

⦿    Puede recoger datos de personas.

 

⦿    Podemos incluir contenido de terceros sin consentimiento.

 

Herramientas Web AEPD

Herramientas Web de la AEPD

 

Dependiendo del uso que hagamos de los datos, la presentación o los contenidos podemos estar incurriendo en un delito de protección de datos, de confidencialidad o de derechos.

Tenemos que ser conscientes de si firmamos documento de confidencialidad al entrar en una empresa, de cómo se pueden compartir los datos de personas y si tenemos sus permisos o de si los contenidos que añadimos están libres de derechos o por ejemplo están bajo licencia Creative Commons.

 

Iconos Licencias Creative Commons

Licencias Creative Commons JoKalliauer; foter / CC BY-SA

 

 

Segundo artículo correspondiente al Tema 5 Diseño, organización y archivo de las presentaciones gráficas de la unidad formativa UF0510 Procesadores de textos y presentaciones de información básicos del módulo formativo MF0974 Tratamiento de datos, textos y documentación del certificado de profesionalidad ADGG0508 Operaciones de grabación y tratamiento de datos y documentos.

Puedes repasar el artículo anterior La imagen corporativa de la empresa o continuar con el siguiente artículo Entrega del trabajo realizado.

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