TEMA 2 EDICIÓN Y MODIFICACIÓN DE DATOS EN EXCEL

Operaciones con rangos en Excel

 

 

En relación a los rangos y para ahorrar trabajo y ser más efectivos disponemos de herramientas y acciones que nos facilitarán tareas repetitivas como son el relleno rápido, seleccionar rangos a la vez y poner nombre a rangos.

 

 

Relleno rápido

 

 

Para introducir datos repetitivos o que siguen patrones como pueden ser series, fechas, meses, días, años, códigos, múltiplos o texto podemos utilizar rellenar series o relleno rápido. Estas operaciones podemos realizarlas al utilizar el controlador de relleno o desde la pestaña Inicio, en el grupo Edición, desplegando el comando Rellenar.

 

Comando Rellenar desplegado Excel

Comando Rellenar desplegado

 

⦿    Opciones de autorrelleno

Al utilizar el controlador de relleno , por ejemplo arrastrando y copiando hacia abajo, nos aparecerá un botón flotante al soltar el botón del ratón . Si desplegamos este botón llamado Opciones de autorrelleno conseguiremos que o bien se pegue el dato tal cual, solo el formato, solo la fórmula o la forma en la que debe copiarse en el caso de una fecha o dato de fecha.

 

Opciones de autorelleno Excel

Opciones de autorelleno

 

La última opción que nos aparece es Relleno rápido. Comando que sirve para rellenar datos a partir de un comportamiento de los datos del rango próximo.

Por ejemplo, si tenemos una lista con nombres y apellidos correlativos de arriba abajo y a la derecha del primer registro escribimos solo el nombre y acto seguido utilizamos el controlador de relleno nos repetirá dicho nombre en las celdas hacia las que arrastremos.

 

Copiado con el controlador de relleno del primer nombre Excel

Copiado con el controlador de relleno del primer nombre

 

Pero si desplegamos el botón Opciones de autorrelleno y elegimos la opción Relleno rápido lo que hará será utilizar el primer nombre de cada celda que contiene datos.

 

Relleno rápido realizado Excel

Relleno rápido realizado

 

También podemos ejecutar el relleno rápido de forma automática al escribir los nombres de los dos primeros registros. Automáticamente nos sugerirá el copiado de los siguientes nombres al introducir el tercer nombre.

 

Relleno rápido automático con el patrón de tres datos Excel

Relleno rápido automático con el patrón de tres datos

 

⦿    Rellenar

El comando Rellenar dispone de diferentes comandos que nos ayudarán a repetir series o datos. Incluye el comando Relleno rápido.

 

Comando rellenar Excel

Comando rellenar Excel

 

Si clicamos en la opción Series nos aparecerá el cuadro de diálogo Series. Su funcionamiento consiste en:

 

1.    Escribir en una celda el primer dato de la serie.

2.    Seleccionar a qué rango queremos extender la serie, incluyendo el primer dato.

3.    Activar el cuadro de diálogo del comando Series.

4.    Aplicar cómo deseamos que se ejecuten nuestras Series. Por fila o columna, del tipo deseado o la unidad de tiempo necesaria. Podemos incluir de cuanto es el Incremento y cual es el Límite en el que debe parar la serie.

 

Cuadro de diálogo Series Excel

Cuadro de diálogo Series

 

 

Selección de varios rangos

 

 

Para seleccionar diferentes rangos a la vez y aplicar alguna configuración, formato o acción utilizaremos la tecla Ctrl pulsada mientras con el ratón seleccionamos las celdas clicando una a una o arrastrando para seleccionar rangos.

En el Capítulo 1 del Tema 2 Selección en Excel se detalla cómo seleccionar rangos no contiguos paso a paso.

 

Rangos y celdas seleccionados con Ctrl + clic ratón Excel

Rangos y celdas seleccionados con Ctrl + clic ratón

 

También podemos dar formato a las mismas celdas en diferentes hojas de una vez. Si queremos aplicar un formato o acciones al mismo área en diferentes hojas procederemos de la siguiente forma:

 

1.    Seleccionamos el rango.

2.    Con Ctrl y botón izquierdo del ratón seleccionamos las hojas por sus etiquetas.

3.    Aplicamos el formato o rellenamos en una hoja.

4.    El resultado será que se aplicará a todas las hojas seleccionadas.

 

 

Nombres de rangos

 

 

Otra forma de agilizar tareas, sobre todo cuando son repetitivas en relación a cálculos en Excel es aplicar nombres a los rangos que más utilizamos.

Por ejemplo, si siempre calculamos el promedio sobre el mismo rango, podemos ponerle nombre al rango para que cuando queramos calcular sobre él en vez de utilizar la selección de sus referencias, utilicemos el nombre del rango.

La forma de proceder es:

1.    Seleccionar el rango.

2.    Escribir el nombre deseado en el cuadro de nombre.

 

Cuadro de nombre Excel

Cuadro de nombre

 

Séptimo y último artículo correspondiente al Tema 2 Edición y modificación de datos en Excel de la unidad formativa UF0511 Tratamiento básico de datos y hojas de cálculo del módulo formativo MF0974 Tratamiento de datos, textos y documentación del certificado de profesionalidad ADGG0508 Operaciones de grabación y tratamiento de datos y documentos.

Puedes repasar el artículo anterior Copiado o reubicación de celdas, rangos y hojas en Excel o continuar con la siguiente capítulo del Tema 3 de la unidad formativa UF0511 Tratamiento básico de datos y hojas de cálculo Operadores y prioridad en Excel.

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