TEMA 2 EDICIÓN Y MODIFICACIÓN DE DATOS EN EXCEL

Modificación de datos en Excel

 

 

Introducir datos en Excel es muy sencillo. No existe un cursor como en Word. Solo aparece cuando comenzamos a escribir. Seleccionamos la celda sobre la que deseamos escribir, celda activa, y utilizamos el teclado para escribir en ella. Mientras escribimos en la celda vemos que en la barra de fórmulas también aparece lo que escribimos en la celda.

 

Para confirmar el dato introducido podemos hacer dos cosas:

 

    Clicar la tecla Enter. La celda activa pasa a ser la inmediatamente inferior.

    Clicar la tecla Tabulador. La celda activa pasa a ser la siguiente a la derecha.

 

Muchas veces tendremos que modificar datos, entrar en celdas y modificarlas, borrar su contenido, o buscar un dato y substituirlo. Todo esto es lo que veremos en el capítulo para ser más eficientes y ágiles con la hoja de cálculo y Excel.

 

Edición del contenido de una celda

 

 

Para modificar el contenido de una celda podemos hacerlo de diferentes formas según el objetivo de lo que deseemos hacer:

 

⦿    Modificar todo el contenido de la celda: Simplemente con situar el puntero del ratón sobre la celda, escribir y clicar Enter o Tab habremos editado por completo la celda.

 

⦿    Modificar una parte del contenido de la celda. Tendremos que entrar dentro de la celda:

 

    Haciendo dos clics con el ratón.

    Presionando la tecla F2.

    Desde la barra de fórmulas haciendo clic dentro.

 

En cualquiera de estos tres casos, movemos con las teclas de dirección o el ratón el cursor, hasta que localicemos la cadena de datos a modificar.

Clicamos Intro, Tab o el botón Introducir botón introducir dato Excel de la barra de fórmulas para aceptar.

En el caso que queramos volver una celda a la izquierda podemos utilizar la combinación de teclas May+Tab.

 

Borrado del contenido de una celda o rango de celdas

 

 

Ya sea una celda o rango, si deseamos borrar la totalidad del contenido solo nos basta situarnos sobre la celda haciendo clic con el ratón o seleccionar el rango y clicar la tecla Suprimir.

Si lo que deseamos es borrar una parte, tendremos que entrar en la celda como vimos en el apartado anterior, seleccionar el texto a borrar y pulsar la tecla Suprimir.

También podemos borrar desde el menú contextual con el botón derecho seleccionando Borrar contenido.

Otra herramienta para borrar diferentes partes de la celda o rango es el comando Borrar del grupo Modificar en la pestaña Inicio.

 

Cuando desplegamos el comando las opciones que podemos utilizar son:

 

⦿    Borrar todo: Borrar formato (color, borde, negrita, etc.) y borrar contenido.

⦿    Borrar formato: Borrar solo formato.

⦿    Borrar contenido: Borrar solo lo que hay dentro de la celda.

 

Comando Borrar Excel

Comando Borrar

 

Uso del corrector ortográfico

 

 

Antes de compartir un documento o enviarlo a compañeros y superiores, debemos asegurarnos que no hemos cometido errores ortográficos.

Podemos realizar una revisión ortográfica manual. Iremos a la pestaña Revisión y clicamos en el comando Ortografía.

La corrección se basa en un diccionario que lleva incorporado Excel a partir del idioma con el que tengamos configurada la aplicación. También podemos añadir nosotros palabras al diccionario que queramos evitar que se marquen como error, por ejemplo, palabras inglesas que utilicemos con asiduidad como la palabra “Google” o el nombre «Michael».

Al clicar en Ortografía nos aparece un cuadro de diálogo como la imagen siguiente:

 

Ventana Ortografía Excel

Ventana Ortografía

 

Nos muestra la palabra mal escrita en el aviso No está en el diccionario. Un poco más abajo el cuadro Sugerencias nos muestra sugerencias para la palabra mal escrita. Y el Idioma del diccionario establecido por defecto en el que se basa la corrección.

Tendremos que interactuar a partir de la sugerencia con los botones de la derecha para la palabra que no se encuentra en el diccionario, pudiendo:

 

⦿    Omitir una vez: Ignora el error.

⦿    Omitir todo: Ignora el error tantas veces como se repita en la hoja.

⦿    Agregar al diccionario: La podemos añadir a nuestro diccionario para que no vuelva a salir como error.

⦿    Cambiar: Sustituye el error por la sugerencia que marquemos.

⦿    Cambiar todas: Sustituye el error por la sugerencia que marquemos tantas veces como se encuentre en la hoja de cálculo.

⦿    Autocorrección: Se añade el error con su corrección a la lista de autocorrecciones de Excel para que se corrija mientras escribimos en siguientes situaciones.

 

Uso de las utilidades de búsqueda y reemplazo

 

 

Puede suceder que, bien necesitemos localizar un dato, o reemplazar ese dato que se repite mucho en nuestra hoja de cálculo.

Por ejemplo, tenemos una hoja de cálculo dónde está el histórico de ventas y queremos cambiar la razón social por su nombre de marca (Cambiar el término Inditex por Zara). Si se repite cientos de veces, el trabajo será arduo.

Podemos buscar la palabra Inditex y reemplazarla por Zara.

 

⦿    Buscar

Para activar la búsqueda tenemos dos opciones:

 

    En la pestaña Inicio, grupo de comandos Modificar, desplegar el comando Buscar y seleccionar clicando en Buscar.

 

    Utilizar la combinación de teclas Ctrl+B.

 

Comando Buscar y seleccionar Excel

Comando Buscar y seleccionar

 

Nos aparece la ventana emergente Buscar y reemplazar con Buscar como pestaña activa.

Nada más tendremos que escribir en la caja Buscar el término o dato que necesitemos encontrar.

 

Opción Buscar de Buscar y reemplazar Excel

Opción Buscar de Buscar y reemplazar

 

Y tenemos dos opciones:

 

    Buscar siguiente: Buscar uno a uno el dato.  Cada vez que clicamos en el botón, la celda activa salta al siguiente dato encontrado.

 

    Buscar todos: para que nos aparezca un listado con todas las veces que aparece el término y su ubicación para poder dirigirnos clicando directamente en él.

 

Resultados utilizando el botón Buscar todos Excel

Resultados utilizando el botón Buscar todos

 

⦿    Reemplazar

Para utilizar el comando Reemplazar podemos acceder desde:

 

    Con la ventana emergente abierta del comando Buscar, activando la pestaña Reemplazar.

    Desde la pestaña Inicio, grupo Buscar y seleccionar, comando Reemplazar. Aparece la misma ventana emergente pero con la pestaña Reemplazar ya activa.

    Utilizando la combinación de teclas Ctrl+L.

 

Comando Reemplazar desde menú contextual Excel

Comando Reemplazar desde menú contextual

 

En la caja Buscar escribimos el término que deseamos reemplazar. En la caja Reemplazar con escribimos el término por el que queremos sustituirlo.

Podremos sustituir uno a uno según nos convenga con el botón Reemplazar, o todos a la vez con el botón Reemplazar todos.

 

Opción Reemplazar desde Buscar y reemplazar Excel

Opción Reemplazar desde Buscar y reemplazar

 

Segundo artículo correspondiente al Tema 2 Edición y modificación de datos en Excel de la unidad formativa UF0511 Tratamiento básico de datos y hojas de cálculo del módulo formativo MF0974 Tratamiento de datos, textos y documentación del certificado de profesionalidad ADGG0508 Operaciones de grabación y tratamiento de datos y documentos.

Puedes repasar el artículo anterior Selección en Excel del Tema 1 o continuar con la siguiente capítulo Modificación de la apariencia en Excel.

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