TEMA 2 EDICIÓN Y MODIFICACIÓN DE DATOS EN EXCEL

Modificación de la apariencia en Excel

 

 

Al comenzar un libro en blanco, por defecto, no tiene colores, ni bordes, ni alineaciones, y la fuente es la que viene por defecto. Los bordes que vemos delimitando las celdas de la hoja de cálculo tienen la función de ayudar visualmente mientras introducimos datos y trabajamos con ella. También, cuando imprimamos la hoja de cálculo se verán tal cual en el tono grisáceo como los vemos en la pantalla.

Para estructurar la información, presentarla, ayudar a entenderla y utilizar la marca corporativa tendremos que modificar la apariencia a través del formato de la celda y su contenido.

Los parámetros configurables para dar formato y así modificar la apariencia, se encuentran mayoritariamente en la pestaña de Inicio.

 

    Fuente
    Estilos
    Borde
    Sombreado
    Alineación de la celda
    Orientación del contenido
    Formato Número
    Estilos de celda
    Ancho y alto de columna

 

Formato de celda

 

 

El orden a la hora de dar formato a nuestra hoja de cálculo no altera el producto.

Podemos seleccionar las celdas con datos y aplicar el formato deseado, o podemos aplicarlo primero, dejarlo preparado, y luego escribir nuestros datos, y retocar cualquier parámetro de alineaciones, tamaño de celda, fuente o número en todo su formato.

Resumiendo, se puede aplicar formato sobre datos ya escritos o antes de introducirlos en las celdas.

Para acceder a las herramientas de formato accedemos desde:

    Los comandos de los grupos Fuente, Alineación, Número, Estilos y Celdas en la pestaña de inicio.
    El iniciador de cuadro de diálogo en cualquiera de los grupos Fuente, Alineación y Número.
    Botón derecho, menú contextual, Formato de celdas…

 

Correspondencia de los grupos de comandos con las pestañas del cuadro de diálogo Formato de celdas.

Correspondencia entre comandos de la pestaña Inicio y el cuadro de diálogo Excel

Correspondencia entre comandos de la pestaña Inicio y el cuadro de diálogo

 

 

Formatos

 

 

En las siguientes líneas identificaremos los diferentes grupos de comandos para dar formato a la hoja de cálculo, alojados en la pestaña Inicio y su utilización o características.

 

Fuente

El grupo de comandos Fuente se encarga de dar énfasis y formato estético a la visualización de los datos introducidos en las celdas.

 

Comandos del grupo Fuente Excel

Comandos del grupo Fuente

 

Funciona similar que La fuente en Word. Tiene el comando Fuente para modificar el tipo de letra, su tamaño, poner en negrita o cursiva, y además como característica particular de las hojas de cálculo, añadir borde a las celdas y añadir color de relleno para el interior de las celdas.

 

Comandos del grupo Fuente y descripción de uso Excel

Comandos del grupo Fuente y descripción de uso

 
 
Alineación

Con los comandos que disponemos en el grupo Alineación podremos orientar y alienar los datos introducidos en las celdas.

 

Comandos del grupo Alineación Excel

Comandos del grupo Alineación

 

Con algunas características similares a las de El párrafo en Word, podremos alinear el contenido de la celda con respecto a sus bordes tanto horizontal como verticalmente para por ejemplo centrar los datos. Disponemos de un comando para Orientar los datos de forma apilada o diagonal por ejemplo. Aplicar sangría o dos comandos muy importantes en Excel que son Ajustar texto y Combinar celdas. El primero adapta el texto al tamaño de la celda, el segundo une celdas y alinea el dato.

 

Comandos grupo Alineación y descripción de uso Excel

Comandos grupo Alineación y descripción de uso

 
Número

Desde los comandos del grupo Número podemos darle formato al contenido de la celda aplicando formato de moneda, fecha, porcentaje o incluso configurado por nosotros. La cualidad de estos comandos es que por defecto traen configurada la forma de mostrarse, por ejemplo color, icono de la moneda, cantidad de decimales, cuántos dígitos se muestran, forma de ver la fecha, entre muchas más características.

 

Comandos del grupo Número Excel

Comandos del grupo Número

 

Puedes ver el capítulo Tipos de datos de Excel para profundizar un poco más.

 

Comandos del grupo Número y descripción de uso Excel

Comandos del grupo Número y descripción de uso

 

Estilos

 

Comandos del grupo Estilos Excel

Comandos del grupo Estilos

 

Desde los tres comandos que existen en el grupo Estilos podemos dar formato a las celdas, dar formato de tabla a todos los datos que tengamos en la hoja de cálculo o dar formato a celdas y contenido dependiendo de si se dan o no condiciones que nosotros apliquemos.

 

Comandos del grupo Estilos y descripción de uso Excel

Comandos del grupo Estilos y descripción de uso

 

Celdas

 

Comandos del grupo Celdas Excel

Comandos del grupo Celdas Excel

 

Desde el grupo de comandos Celdas podremos insertar y eliminar celdas, filas, columnas y hojas, a partir de la celda activa o selección. También se podrá desde el comando desplegable Formato cambiar el ancho y alto de las celdas, así como autoajustar su tamaño o establecer un ancho predeterminado de columna. También podremos ocultar filas, columnas y hojas; modificar nombre y color de las hojas o moverlas y copiarlas, y proteger o bloquear celdas y la hoja de cálculo o abrir el cuadro de diálogo desde donde realizar todo como hemos visto en el apartado anterior Correspondencia de los grupos de comandos con las pestañas del cuadro de diálogo Formato de celdas.

 

Comandos del grupo Celdas y descripción de uso Excel

Comandos del grupo Celdas y descripción de uso

 

Ancho y alto de columnas y filas

 

 

Para modificar el ancho de columna y alto de fila podemos hacerlo desde:

 

    Desplegando el comando Formato del grupo Celdas.
    Con el ratón directamente sobre las columnas o filas.

 

⦿    Si utilizamos el comando Formato de celda de la pestaña Inicio modificaremos:

 

    Ancho de celda: introducir con el teclado el valor deseado.

•    Autoajustar el alto de fila: adaptar el alto de la fila al contenido de la celda.

    Ancho de columna: introducir con el teclado el valor deseado.

    Autoajustar ancho de columna: adaptar el ancho de la columna al contenido de la celda.

    Ancho predeterminado: Por defecto el ancho de columna es de 10,71 puntos. Con ancho predeterminado podemos establecer un nuevo ancho predeterminado para aquellas columnas que no hayan sido modificadas.

 

Tamaño de celda del comando Formato Excel

Tamaño de celda del comando Formato

 

⦿    Para modificar el ancho y alto utilizando el ratón:

 

    Modificar el ancho de columna:  ponemos el puntero en el encabezado de columna, entre dos columnas, a la derecha de la que deseamos modificar. Cuando el cursor adopte la forma Modificar ancho columna ratón Excel, clicamos y arrastramos a derecha para ensanchar, a la izquierda para reducir el ancho.

    Modificar el alto de fila: ponemos el puntero en el encabezado de fila, entre dos filas, debajo de la que deseamos modificar. Cuando el cursor adopte la forma Modificar alto fila ratón Excel, clicamos y arrastramos abajo para ampliar, arriba para reducir la altura.

    Autoajustar ancho de columna con el ratón: ponemos el puntero en el encabezado de columna, entre dos columnas, a la derecha de la que deseamos autoajustar. Hacemos dos clics con el botón izquierdo del ratón.

 

Puntero de ratón ancho de columna Excel

 

    Autoajustar alto de fila con el ratón: ponemos el puntero en el encabezado de fila, entre dos filas, debajo de la que deseamos autoajustar. Hacemos dos clics con el botón izquierdo del ratón.

 

Puntero de ratón alto de fila Excel

 

Ocultando y mostrando columnas, filas u hojas de cálculo

 

 

Para ocultar filas, columnas y hojas, o mostrarlas, lo hacemos desde la pestaña Inicio, en el grupo Celdas desplegando Formato encontramos Ocultar y mostrar.

 

Visibilidad - Ocultar y mostrar del comando Formato Excel

Visibilidad – Ocultar y mostrar del comando Formato

 

⦿    Ocultar: Donde tengamos la celda activa o selección clicaremos en el botón deseado según queramos Ocultar filas, Ocultar columnas u Ocultar hoja.

⦿    Mostrar: Donde tengamos la celda activa o selección clicaremos en el botón deseado según queramos Mostrar filas, Mostrar columnas o Mostrar hoja. Si es una hoja nos preguntará qué hoja deseamos mostrar.

 

Formato de la hoja de cálculo

 

 

Todo lo concerniente a darle formato a nuestra hoja de cálculo lo estamos viendo ligeramente en este artículo. Hemos detectado desde dónde añadir bordes o sombreados, cambiar el tipo de fuente y orientar los datos que contienen las celdas. También aplicar estilos y formatos ya configurados, como darle formato al tipo de dato porcentaje o millares que contienen la celda. Muy importante al dar formato tener en cuenta los tamaños de las celdas o si las queremos ocultar. Como también es importante organizar nuestras hojas de cálculo del libro de Excel nombrando las etiquetas de las pestañas o dar formato según el contenido o fórmulas que contenga una celda, como vamos a ver ahora mismo. En próximas publicaciones trataremos cada formato de la hoja de cálculo individualmente.

 

Edición y modificación de datos en Excel

Hoja de cálculo con formato

 

 

Cambio de nombre de una hoja de cálculo

 

 

Para cambiar el nombre de la hoja de cálculo lo haremos desde:

 

⦿    El comando Formato del grupo Celdas en la pestaña inicio, clicando en Cambiar el nombre de la hoja.

 

Cambiar nombre hoja Organizar hojas del comando Formato Excel

Cambiar nombre hoja desde Organizar hojas del comando Formato

 

⦿    Clicando botón derecho sobre la pestaña de la hoja y en el menú contextual elegir Cambiar nombre.

 

Cambiar nombre hoja Menú contextual Excel

Cambiar nombre hoja desde Menú contextual Excel

 

⦿    Haciendo dos clics sobre el nombre de la hoja. El cursor se activa dentro de la etiqueta parpadeando y sombreando en gris el nombre. Ahora podemos borrar y modificar el nombre.

 

Cambiar nombre hoja Etiqueta pestaña hoja de cálculo Excel

Cambiar nombre hoja desde la Etiqueta pestaña hoja de cálculo

 

Formatos condicionales

 

 

Con Formato condicional utilizaremos el formato para resaltar visualmente datos importantes en los que deseemos que se enfoque el destinatario de la hoja de cálculo, por ejemplo.

Digamos que se deben dar unas condiciones a través de unas reglas para que se muestre un color, un relleno, un símbolo o como nosotros lo configuremos.

 

Accedemos desde la pestaña Inicio > grupo Estilos > Formato condicional. Nos encontramos con:

 

⦿    Resaltar reglas de celdas: Reglas predefinidas para dar formato a los datos que cumplan ser mayor que, igual, fecha menor o resaltar duplicados.

Comando Formato condicional Excel

Comando Formato condicional

⦿    Reglas superiores o inferiores: Reglas para datos que están por encima o debajo de un porcentaje, promedio o los tops.

⦿    Barras de datos: En este caso resaltamos el volumen de cada celda con una barra cuantificada.

⦿    Escalas de color: El valor de la celda provocará el formato en una escala de color. Cuanto más alto se inclinará hacia un color y cuanto más bajo hacia otro, ocupando sus escalas.

⦿    Conjuntos de iconos: Mostraremos los datos, pero identificables con iconos de flecha, semáforo, etc.

⦿    Nueva regla: Desde aquí creamos nuestras propias reglas.

⦿    Borrar reglas: Desde aquí borraríamos las reglas de formato condicional de las celdas seleccionadas.

⦿    Administrar reglas: Desde aquí podremos modificar, crear, eliminar o establecer el orden de las reglas que influyan en las celdas seleccionadas.

 

Tercer artículo correspondiente al Tema 2 Edición y modificación de datos en Excel de la unidad formativa UF0511 Tratamiento básico de datos y hojas de cálculo del módulo formativo MF0974 Tratamiento de datos, textos y documentación del certificado de profesionalidad ADGG0508 Operaciones de grabación y tratamiento de datos y documentos.

Puedes repasar el artículo anterior Modificación de datos en Excel o continuar con la siguiente capítulo Autoformatos o estilos predefinidos con Excel.

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