TEMA 2 CONFIGURACIÓN, VISUALIZACIÓN E IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS EN DIFERENTES SOPORTES

Cómo configurar una página en Word

 

Para configurar nuestra página utilizaremos la pestaña Diseño de página o Disposición, dependiendo de la versión de Word tengamos instalada.

Y utilizaremos el primer grupo de comandos, Configurar página.

 

Pestaña Disposición con el grupo Configuración página

Pestaña Disposición con el grupo Configuración página

 

Utilizando la cinta de opciones, configuramos la página de una forma sencilla y estándar. También podemos configurarla a partir del cuadro de diálogo del grupo Configurar página o en cualquiera de las opciones de personalizar en el comando específico como Márgenes o Tamaño.

 

Cuadro de diálogo del grupo Configurar página

Cuadro de diálogo del grupo Configurar página

 

Desde la ventana que aparece al clicar en el cuadro de diálogo podremos configurar las mismas opciones que con el comando, pero con alguna opción más avanzada en las tres pestañas: Márgenes, Papel y Diseño.

En este modo, podremos ver una vista previa de cómo queda el resultado de la configuración y a que parte de nuestro documento aplicar la configuración: sección, de aquí en adelante, selección, etc.

 

MÁRGENES

 

En la pestaña Disposición > grupo Configurar página > comando desplegable Márgenes, veremos una lista de márgenes predeterminados por el procesador de textos. Simplemente clicando en cada uno de ellos veremos el resultado en el documento.

Dependerá de las necesidades de cómo mostrar el documento, su estética, el uso, quién lo va a ver, el medioambiente y ahorro de energía o simplemente las instrucciones recibidas o la imagen corporativa de la empresa lo que determine su tamaño, hablando en términos laborales y de oficina.

 

Comando Márgenes desplegado

Comando Márgenes desplegado

 

En el desplegable, a cada ilustración de la izquierda le corresponden sus tamaños de margen izquierdo, derecho, superior e inferior reflejados a su derecha.

Si queremos localizar en nuestro documento qué representan esos márgenes visualmente, podemos observar las reglas, superior (para los márgenes laterales) la de la izquierda (para los márgenes superior e inferior). El sombreado gris muestra el área de margen.

 

Documento con los márgenes representados por el área gris de la regla

Documento con los márgenes representados por el área gris de la regla

 

Si lo que necesitamos son unos márgenes concretos, diferentes o añadir margen de encuadernación o aplicarlo solo a una determinada sección, clicamos en Márgenes personalizados…

 

Configuración de Márgenes desde el cuadro de diálogo

Configuración de Márgenes desde el cuadro de diálogo

 

Desde esta ventana podremos configurar los márgenes de forma más avanzada.

Márgenes: Podemos teclear el valor o utilizando los botones de aumentar y disminuir para establecer tanto el margen izquierdo, derecho, superior e inferior, como el de encuadernación y qué lomo es el utilizado para la encuadernación.

Orientación: Si nuestro documento lo queremos vertical u horizontal.

Páginas: Configuración tipo libro, cuaderno, etc.

Vista previa: Visión gráfica de cómo quedaría la configuración de los márgenes.

Aplicar a: sección, selección, apartado al que se le aplicará la configuración.

 

ORIENTACIÓN DE PÁGINA

 

Sencillamente aplicaremos desde la pestaña Disposición > grupo Configurar página > comando Orientación cual será la posición del papel o soporte, horizontal o vertical, clicando en el desplegable del comando.

 

Comando Orientación desplegado

Comando Orientación desplegado

 

También podemos hacerlo en la pestaña Márgenes del menú avanzado al acceder desde Márgenes o el iniciador del cuadro de diálogo.

 

TAMAÑO DE PAPEL

 

Otro aspecto importante es la elección del papel. Por lo general utilizamos DIN A4, tamaño estándar a partir de la norma ISO 216. Pero también podemos querer imprimir en tamaño sobre u otros formatos como legal o carta.

Para ello iremos a la pestaña Disposición > grupo Configurar página > comando Tamaño, para desplegarlo y seleccionar el tamaño predeterminado que trae Word, o seleccionar Más tamaños de papel…

Comando Tamaño de página desplegado

Comando Tamaño de página desplegado

 

Si seleccionamos Más tamaños de papel… desde el comando Tamaño desplegado, nos aparecerá la ventana del menú avanzado con la pestaña Papel activa. Recordemos que también podemos acceder al menú avanzado clicando en el iniciador del cuadro de diálogo en el grupo Configurar página de la pestaña Disposición.

 

Configuración de Papel desde el cuadro de diálogo

Configuración de Papel desde el cuadro de diálogo

En la ventana emergente configuraremos el tamaño de papel eligiendo el formato, o cambiaremos el tamaño a nuestro gusto en las cajas de Ancho y Alto, bien entrando la medida o con los botones de aumentar y disminuir.

La siguiente sección es la de Origen del papel, dependiendo como hayamos configurado las páginas y secciones podremos poner diferente tipo de papel para esas secciones en diferentes bandejas de la impresora o fotocopiadora.

Y Vista previa y Aplicar a funciona como hemos explicado anteriormente.

 

DISEÑO DE PÁGINA

 

En lo que se refiere al Diseño de página, o pestaña Disposición, podemos realizar más configuraciones a partir de la cinta de opciones o el cuadro de diálogo. Vamos a comentarlas, aunque muchas de ellas se verán más extensamente en siguientes apartados.

 

Pestaña Disposición con el grupo Configuración página

Pestaña Diseño o Configuración

 

Hemos visto parte del grupo Configurar página, teniendo algunos comandos más como:

⦿      Columnas: Desde aquí podremos configurar si deseamos nuestro texto en columnas, cuántas y otros aspectos sobre las columnas.

⦿      Saltos: Este comando, muy importante, al desplegarlo nos ofrece la posibilidad de realizar diferentes saltos, sección, página, etc. necesarios para el comportamiento de formatos entre otros.

⦿      Números de línea: Puede que necesitemos hacer referencia a las líneas o por tema legal numerar las líneas del documento.

⦿      Guiones: Cuando una palabra no cabe a final de línea, ya sea manuscrita o digitalmente, la regla ortográfica dice que se debe separar por silabas mediante un guion dicha palabra. Desde aquí podemos hacerlo manual o automáticamente.

 

En los dos siguientes grupos de comandos, Párrafo y Organizar, contienen comandos que veremos a través de otros apartados y configuraciones, ya que se repiten en diferentes pestañas y usos.

⦿      Párrafo: Podremos añadir concretamente sangría y espaciado anterior y posterior.

⦿      Organizar: Aparecen comandos para organizar todo lo que se refiere a objetos -imágenes, formas, gráficos, tablas, SmartArt, etc-.

 

Si activamos el iniciador del cuadro de diálogo del grupo Configurar página para ver su tercera pestaña, Diseño podremos configurar aspectos al igual que con la cinta de opciones con alguna opción más.

⦿      Sección: Desde aquí también podemos realizar los saltos de página o sección.

⦿      Encabezados y pies de página: Cómo se comportan las páginas con los encabezados y pies de página y sus tamaños (distancia desde el borde de la hoja).

⦿      Página: Cómo se alinea el texto con respecto a la página.

⦿      Número de línea: Para activar los números de línea.

⦿      Bordes: Opción de aplicar un borde a la página.

 

Configuración Bordes de página desde el cuadro de diálogo

Configuración Bordes de página desde el cuadro de diálogo

 

Si deseamos profundizar más en las configuraciones del diseño de página, podemos acceder a la pestaña Diseño desde la que podemos automatizar formatos y configuraciones, previa o posteriormente, para un acabado óptimo, elegante y de calidad en cuanto a la estética y su comprensión.

 

Pestaña-Diseño

Pestaña Diseño Word

 

Aunque en esta unidad formativa no se tratan los Temas y su configuración, no está de más conocer su funcionamiento.

Word trae Temas ya configurados. Se les llama Tema a los colores, fuentes, efectos de los objetos (3d, reflejo, bordes, resplandor…), estilos y formato de párrafos que podemos predeterminar para automatizar configuraciones y formatos repetitivos.

Si la marca corporativa de una empresa contempla unos colores, fuentes, tamaño o disposición del párrafo en un texto, esto se puede automatizar a partir del Tema.

Los comandos de la pestaña Diseño son:

⦿      Temas: Desde aquí elegimos el tema con el que queremos trabajar el documento o guardar el nuestro que hayamos creado o buscar otro que tengamos guardado. Si pasamos el puntero del ratón sobre las miniaturas veremos como muestra en nuestro documento el diseño.

⦿      Conjunto de estilos: Podemos elegir un estilo para todo un documento (título, subtítulo y párrafo).

⦿      Colores: Un Tema dispone de colores para el fondo, para el texto, tanto en oscuro como en claro y otros colores combinables para los elementos. Desde aquí podemos elegirlos o configurar los nuestros.

⦿      Fuentes: Al igual que los colores, podemos establecer nuestra combinación de fuentes para títulos y párrafos, elegir las que vienen por defecto.

⦿      Espaciado entre párrafos: Estableceremos el espacio que hay entre párrafos.

⦿      Efectos: Podemos elegir los efectos de un Tema o configurar el nuestro.

⦿      Establecer como predeterminada: Las configuraciones que hagamos desde esta pestaña podremos establecerlas como predeterminadas para que cada vez que iniciemos Word aparezca nuestro diseño listo para utilizarlo en el documento.

⦿      Marca de agua: Si necesitamos establecer marca de agua (logo, confidencial, etc.), las que vienen por defecto o lo que deseemos añadir nosotros.

⦿      Color de página: Si necesitamos establecer un color de fondo lo haremos desde aquí. También podemos añadirles efectos de relleno como degradado, textura o imagen.

⦿      Bordes de página: Añadir si es necesario un borde a las páginas de nuestro documento.

 

Comandos Temas, Colores y Fuentes de la pestaña Diseño

Comandos Temas, Colores y Fuentes de la pestaña Diseño

 

USO DE LA REGLA PARA CAMBIAR MÁRGENES

 

Aunque cambiaremos los márgenes de una forma automática desde la pestaña Disposición > grupo de comandos Configurar página > Márgenes, también podemos hacerlo manualmente desde la regla.

Para activar la regla iremos a la pestaña Vista > grupo de comandos Mostrar > comando Regla. Lo activamos y aparece la regla superior y lateral. Con la que trabajaremos básicamente será con la horizontal, ya que desde ahí podremos realizar más configuraciones.

 

Regla con márgenes sombreados en gris

Regla con márgenes sombreados en gris

 

⦿      Área gris oscura izquierda (margen izquierdo): Desde donde ensanchar o estrechar el margen izquierdo manualmente Área del margen izquierdo en la regla de Word.

⦿      Área gris oscura derecha (margen derecho): Desde donde ensanchar o estrechar el margen izquierdo manualmente Área del margen derecho en la regla de Word.

Para modificar manualmente los márgenes con la regla pasaremos el puntero del ratón entre el tono gris oscuro y el blanco, cuando adopte el cursor la forma de flechas opuestas clicamos con el botón izquierdo y arrastramos en el sentido que deseemos, izquierda o derecha, dependiendo si deseamos ensanchar o estrechar.

 

Cursor para ampliar o reducir el margen

Cursor para ampliar o reducir el margen

 

Procederemos igual para los márgenes superior e inferior, pero con la flecha y movimiento de ratón en vertical sobre la zona gris oscura.

Primer artículo correspondiente al Tema 2 Configuración, visualización e impresión de documentos en diferentes soportes de la unidad formativa UF0510 Procesadores de textos y presentaciones de información básicos del módulo formativo MF0974 Tratamiento de datos, textos y documentación del certificado de profesionalidad ADGG0508 Operaciones de grabación y tratamiento de datos y documentos.

Puedes repasar el artículo anterior Copiar, pegar e insertar en Word del Tema 1 o continuar con el siguiente artículo Visualización del documento Word.

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