TEMA 5 DISEÑO, ORGANIZACIÓN Y ARCHIVO DE LAS PRESENTACIONES GRÁFICAS

Estructura de la pantalla de PowerPoint

 

 

La estructura de la pantalla en PowerPoint es prácticamente igual que la de Word con algunas salvedades. Si en Word trabajábamos sobre una hoja, en PowerPoint trabajamos sobre diapositivas que vamos insertando a modo de lienzos.

 

Podemos diferenciar los siguientes bloques o áreas:

 

1.    Encabezado: Barra de acceso rápido, nombre documento y botones del control de Windows.

 

2.    Cinta de opciones: Las pestañas con los grupos y comandos para crear la presentación.

 

3.    Bloque izquierdo: Es el bloque de las miniaturas de diapositivas.

 

4.    Documento: Aparece la diapositiva seleccionada y con la que estamos trabajando y las notas del orador.

 

5.    Bloque derecho: Nos aparecerán diferentes paneles como el de selección o de formato dependiendo que comando accionemos o qué configuración estemos realizando.

 

6.    Barra de estado: Información, vistas y zoom entre otras.

 

Pantalla de trabajo en PowerPoint

Pantalla de trabajo en PowerPoint

 

Las partes en la ventana de trabajo y elementos con los que se trabaja para crear una presentación en PowerPoint son:

 

 

1.    Barra de acceso rápido: Situada en la parte superior izquierda de la ventana de documento de PowerPoint. Encontramos iconos de herramientas de uso frecuente en PowerPoint. Podemos Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido y añadir los comandos que queramos. Por defecto están GuardarDeshacer Rehacer.

 

Barra de acceso rápido PowerPoint

Barra de acceso rápido

 

2.    Barra de título (nombre documento): Situada en la parte central superior de la ventana de la presentación de PowerPoint, se llama así porque en ella aparece el nombre del documento en el que estamos trabajando. Si todavía no hemos guardado el documento, por defecto su nombre será Presntación1, Presentación2, PresentaciónN, dependiendo cuantos documentos tengamos abiertos en la sesión actual. También muestra la extensión del archivo (.pptx).

 

Barra de título de presentación PowerPoint

Barra de título de presentación

 

3.    Inicio de sesión o cuenta: Podemos abrir sesión con nuestra cuenta de Microsoft, por ejemplo para compartir archivos en OneDrive o usar la aplicación en la web.

 

Inicio de sesión o cuenta en PowerPoint

Inicio de sesión o cuenta

 

4.    Opciones de presentación de la cinta de opciones: Haremos que se oculte automáticamente la cinta de opciones, mostrar solo las pestañas con sus nombres o mostraremos todo, pestañas y comandos dejando la cinta de opciones fija. Útil para ahorrar espacio de trabajo, sobre todo cuando la pantalla es pequeña.

 

Opciones de presentación de la cinta de opciones PowerPoint

Presentación cinta de opciones

 

5.    Botones de control de Windows: Botones situados arriba a la derecha de la ventana en forma de aspa, guion y ventana con la que cerramos, minimizamos y restauramos o maximizamos.

 

Botones de control de Windows en PowerPoint

Botones de control de Windows

 

6.    Información / ¿Qué desea hacer?: PowerPoint 2016 incluye una caja de texto donde podemos escribir palabras y frases relacionadas con lo que queremos hacer en PowerPoint, permitiendo encontrar fácilmente herramientas y comandos en cualquier programa de Office 2016.

 

¿Qué desea hacer? PowerPoint

¿Qué desea hacer?

 

7.    Pestañas: Es la etiqueta que reúne los comandos sobre acciones comunes. Además, aparecen pestañas temporales que muestran opciones para el objeto seleccionado (forma, imagen, gráfico, etc.).

 

Pestañas cinta de opciones PowerPoint

Detalle de las pestañas de PowerPoint

 

8.    Cinta de opciones: En la cinta de opciones encontrarás las herramientas de PowerPoint que están divididas en categorías representadas por pestañas: Archivo, inicio, Insertar, Diseño, Transiciones, Animaciones, Presentaciones con diapositivas, Revisar y Vista.

 

Cinta de opciones de PowerPoint

Cinta de opciones de PowerPoint

 

9.    Regla: La podemos activar desde la pestaña Vista en la cinta de opciones, activando el comando Regla en el grupo Mostrar. Al activarla nos muestra una regla horizontal superior y otra vertical lateral izquierda.

 

Regla superior en PowerPoint

Regla superior

 

10.    Barra de desplazamiento vertical y horizontal: Nos permite movernos por toda la presentación y diapositivas, descubriendo las zonas no visibles por las limitaciones del tamaño de la pantalla.

 

11.    Cursor: Línea vertical parpadeante que aparece al acceder a un cuadro de texto existente o al crearlo, dónde escribiríamos si pulsáramos las teclas.

 

Cursor en un cuadro de texto de PowerPoint

Cursor en un cuadro de texto

 

12.    Barra de estado: Muestra información de la presentación como diapositivas, revisión e idioma, zoom o las notas. La barra de estado aparece en la parte inferior de la ventana del programa. Haciendo clic derecho en la barra de estado aparecerá un listado de la información que quieres que te muestre, simplemente haces clic en aquellas que te interesen, como activarlas.

 

Barra de estado en PowerPoint

Barra de estado

 

13.    Notas del orador: Botón que al clicar visualiza el área de notas para el orador. Lugar donde anotaríamos datos en forma de texto o imágenes para recordar y exponer en la presentación ante el público. Solo visible en un segundo monitor al exponer la presentación si está activa la vista Moderador.

 

Botón Notas del orador en PowerPoint

Botón Notas del orador

 

14.    Vista: Encontraremos los iconos para activar las diferentes forma de ver la presentación. Vista normal (con la que creamos nuestra presentación), Clasificador de diapositivas (para organizar las diapositivas de la presentación), Vista lectura (forma cómoda con botones para ver la presentación en el monitor) y Presentación con diapositivas (para exponer la presentación en PowerPoint).

 

Vistas de PowerPoint

Vistas de PowerPoint

 

15.    Zoom: Podemos acercar o alejar la diapositiva desde zoom (clicando en el + y el -), con el dial (moviéndolo a izquierda y derecha) o introduciendo el porcentaje deseado en la caja nivel de zoom > Porcentaje. También dispone del botón Ajustar diapositiva a la ventana actual para encajar la diapositiva al tamaño del monitor.

 

Zoom de PowerPoint

Zoom de PowerPoint

 

La estructura y particularidades de PowerPoint vienen en la diapositiva en sí, por defecto con orientación horizontal, la vista en el panel izquierdo de las miniaturas de diapositivas y las notas del orador.

 

1.    Diapositiva actual: Donde trabajamos y creamos el contenido insertando elementos: cuadros de texto, imágenes, etc.

 

2.    Miniatura de diapositivas: Vemos esquemáticamente un carrusel de nuestras diapositivas pudiendo manipularlas en relación a copiar, mover o borrar y seleccionar.

 

3.    Notas del orador: Podemos activarlo arrastrando la caja o clicando en el botón Notas en la barra de estado. Sirve para realizar apuntes y utilizarlos mientras exponemos la presentación a modo de recordatorios para cifras, datos, etc.

 

Área de trabajo de PowerPoint con Dispositiva, Nota del orador y Miniatura

Área de trabajo de PowerPoint con Dispositiva, Nota del orador y Miniatura

 

Noveno artículo correspondiente al Tema 5 Diseño, organización y archivo de las presentaciones gráficas de la unidad formativa UF0510 Procesadores de textos y presentaciones de información básicos del módulo formativo MF0974 Tratamiento de datos, textos y documentación del certificado de profesionalidad ADGG0508 Operaciones de grabación y tratamiento de datos y documentos.

Puedes repasar el artículo anterior Cerrar la presentación de PowerPoint o continuar con el siguiente artículo Las Diapositivas en PowerPoint.

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